Se tem algo que pode salvar a comunicação de uma empresa, é uma reunião. E, assim como qualquer evento, ela deve ser planejada e preparada para que tudo ocorra da melhor forma.  Alguns fatores são fundamentais para que a reunião ocorra sob controle e seja muito produtiva. 

Vamos saber quais são:

A reunião deve ter sempre um motivo para acontecer e um objetivo a ser atingido. Por isso, não desvie do assunto, criando vários objetivos diferentes. Além disso, as reuniões devem ser curtas, tornando-se mais interessantes, dinâmicas e menos monótonas.

Convoque apenas as pessoas envolvidas no projeto que será abordado.

Nas reuniões de Steve Jobs, por exemplo, ele chegava a expulsar da sala as pessoas que não faziam parte do contexto. Após convocar apenas os envolvidos e a reunião ter sido realizada, eles podem passar as informações necessárias ao restante da equipe.

Com o nosso tempo cada vez mais curto e o estilo de vida mais acelerado, temos sempre uma agenda estressante para cumprir. Por isso, a reunião deve ter hora para começar e para acabar.

A pessoa que vai conduzir o evento deve ter habilidade para levar a conversa adiante. O líder deve estar atento para a comunicação não verbal dos membros da equipe, observando o comportamento de todos ao redor e engajando o pessoal. Algumas regras devem ser estabelecidas, sendo previamente ditas por e-mail ou ao início da conversa.

Um último fator, e não menos importante, é discutir ao final da reunião, se o objetivo foi alcançado e um resumo da reunião. Ah! E tudo isso sem esquecer de anotar todas as informações possíveis.

Reunião produtiva, equipe mais produtiva ainda!

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